Gestion de vos documents : les raisons incontournables pour lesquelles le déclassement documentaire est essentiel !
Dans le contexte actuel où d’un simple clic il est facile de créer un document, la gestion documentaire devient cruciale pour les organismes privés et publics. Il est important de pouvoir se retrouver dans nos dossiers actifs, semi-actifs et inactifs. Pourtant, on sous-estime souvent l’importance du déclassement documentaire. En négligeant cette étape, un organisme risque de se retrouver noyé sous une montagne de données obsolètes et non pertinentes. Dans ce billet de blogue, nous explorons les défis d’un mauvais déclassement et soulignons les avantages d’une approche bien pensée. Nous vous présenterons également des normes et bonnes pratiques à adopter pour exceller dans cette tâche essentielle.
Qu’est-ce que le déclassement documentaire ?
Selon le dictionnaire de l’Académie française, le déclassement est l’action de « faire sortir une personne ou une chose de la classe, de la catégorie où elle était rangée jusque-là, le plus souvent pour la placer dans une catégorie inférieure ».
Concrètement, le déclassement documentaire est un exercice qui consiste à transférer un document d’une catégorie à une autre souvent du statut actif à celui de semi-actif ou inactif. Ce n’est pas simplement une tâche administrative, c’est un processus stratégique annuel ou biannuel qui consiste à réévaluer et à réorganiser les documents d’une organisation. Ce processus permet de déterminer la valeur actuelle et future d’un document, assurant ainsi que seuls les documents pertinents et nécessaires sont conservés.
Les organisations doivent comprendre que le déclassement va au-delà du simple stockage. Il s’agit d’une gestion proactive et continue de l’information. Cela implique d’identifier les documents qui peuvent être éliminés de façon sécurisée et ceux qui doivent être conservés pour des raisons légales ou historiques. Un déclassement efficace contribue à une gestion documentaire optimisée, évitant le désordre et facilitant l’accès aux informations essentielles.
Malgré son importance, le déclassement est souvent négligé, soit par manque de temps, de ressources, ou par méconnaissance de ses bénéfices. Pourtant, une gestion judicieuse du déclassement documentaire peut transformer la manière dont une organisation gère ses archives et ses documents courants.
Un déclassement inadéquat
Considérer le déclassement comme une tâche secondaire qu’on peut faire une fois tous les deux ou trois ans peut engendrer de nombreux problèmes pour les organisations.
Premièrement, le principal inconvénient est l’accumulation de documents inutiles, ce qui complique la recherche d’informations pertinentes. Imaginez un bureau rempli de papiers obsolètes : cela peut rapidement devenir un cauchemar logistique, entraînant des pertes de temps considérables.
Deuxièmement, l’absence de déclassement approprié peut mener à des risques légaux. Ne pas éliminer les documents en temps voulu ou conserver des documents sensibles sans besoin réel peut violer les réglementations sur la protection des données. Un membre du personnel averti sait que chaque document a un cycle de vie, et sa conservation au-delà de sa durée de vie utile peut exposer l’organisation à des sanctions.
Enfin, le manque de déclassement impacte négativement les coûts de stockage. Conserver des documents inutiles dans des espaces de stockage physiques ou numériques entraîne des dépenses superflues. À long terme, ces coûts peuvent s’accumuler, freinant ainsi l’efficacité et la rentabilité de l’organisation.
Un déclassement adéquat
À l’inverse, un déclassement bien exécuté, c’est-à-dire effectué une ou deux fois par année, apporte une multitude d’avantages.
Tout d’abord, il améliore l’efficacité organisationnelle. En éliminant les documents obsolètes, le personnel peut accéder plus facilement aux fichiers nécessaires, ce qui accélère les processus décisionnels et accroît la productivité.
Un bon déclassement réduit également les risques légaux. En respectant les durées de conservation légales et en assurant la destruction sécurisée des documents sensibles, les organisations protègent leurs intérêts et se conforment aux lois et régulations en vigueur. Cela renforce la confiance des partenaires commerciaux et des clients.
De plus, une gestion documentaire efficace grâce au déclassement permet de réaliser des économies substantielles. En minimisant les besoins de stockage et en optimisant l’utilisation des ressources, les entreprises peuvent allouer des fonds à des initiatives plus stratégiques, renforçant ainsi leur compétitivité sur le marché.
Les normes et bonnes pratiques
Pour réussir le déclassement documentaire, il est essentiel de suivre des normes et pratiques éprouvées. Pour éviter les mauvaises habitudes, commencez par établir une politique claire de gestion documentaire qui définit les critères de conservation et les procédures de déclassement. Impliquez toutes les parties prenantes pour vous assurer que les décisions sont alignées sur les objectifs de l’organisation.
Comme nous l’avons vu dans un précédent article, le calendrier de conservation est un outil essentiel pour une gestion efficace de l’information. Il établit des règles claires sur le cycle de vie documentaire et des actions à prendre durant les phases actives, semi-actives et inactives des documents.
Utilisez les technologies de l’information pour automatiser certains aspects du processus, comme la classification et l’archivage des documents, et ainsi améliorer l’efficacité globale de votre organisation. Ces outils peuvent également faciliter l’accès aux informations et réduire les erreurs humaines, permettant ainsi un gain de temps précieux et une meilleure productivité.
Il est essentiel de documenter le processus de déclassement, en incluant les dates et les méthodes employées, pour prouver la conformité lors d’un audit. Durant un déclassement, on rencontre souvent des documents qui nécessitent une destruction. Cette destruction doit également être soigneusement documentée, surtout dans les organismes publics soumis à la Loi sur les archives.
Pour finir, il est essentiel de sensibiliser le personnel à l’importance du déclassement. La formation continue sur les avantages du bon déclassement et les risques associés à une gestion médiocre encouragera une culture organisationnelle axée sur la gouvernance de l’information.
Conclusion
Le déclassement documentaire est un pilier fondamental de la gestion documentaire. En maîtrisant cet aspect, les organismes peuvent transformer radicalement l’efficacité de leur organisation. Les bénéfices d’un bon déclassement sont nombreux : réduction des coûts, amélioration de la conformité légale, et augmentation de la productivité.
N’attendez plus pour revoir vos pratiques actuelles. Intégrez ces conseils dans votre stratégie et constatez par vous-même l’impact positif sur votre flux documentaire.
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