La numérisation de substitution au cœur de votre transformation numérique
La numérisation de documents ne se limite pas à une conversion vers le format numérique. Elle constitue une opération stratégique visant à assurer la préservation, la sécurité et l’accessibilité de l’information, tout en réduisant les coûts liés à l’entreposage physique et en soutenant un virage numérique structuré.
Une prise en charge complète
La numérisation de substitution est une expertise qui requiert savoir-faire, rigueur et précision. Service de gestion documentaire France Longpré assure une gestion clés en main, peu importe la nature des documents et le secteur d’activité concerné.
- Analyse de la situation initiale
- Plan de classification
- Calendrier de conservation
- Procédure de numérisation de substitution, registre de numérisation et convention de nommage
- Inventaire des documents à conserver et à détruire
- Préparation matérielle des documents
- Numérisation
- Entrée au registre
- Nommage
- Contrôle qualité
- Injection des documents dans votre structure informatique
- Destruction sécuritaire des documents numérisés
- Numérisation en continu pour les nouveaux documents
Une numérisation conforme
Chaque document est numérisé selon les exigences archivistiques, techniques et légales qui encadrent la numérisation de substitution. Cela garantit que le document numérique peut remplacer l’original, tout en conservant sa valeur légale.
- Stabilité et intégrité du contenu numérisé
- Contrôle qualité rigoureux à chaque étape
- Application d’une convention de nommage claire et durable
- Documentation complète du processus via un registre de numérisation
- Intégration structurée des fichiers dans votre système de gestion électronique des documents (GED)
