Processus et procédures

Encadrer les pratiques pour mieux performer

Formaliser ses processus et procédures, c’est assurer une application uniforme des règles, limiter les erreurs et gagner en efficacité. Cela permet aussi de démontrer la conformité en cas de contrôle et de structurer les responsabilités internes.

Chaque organisation possède des réalités différentes : volume de documents, structure hiérarchique, niveau de numérisation, outils en place, normes de l’industrie. Nos services permettent d’adapter vos procédures aux exigences actuelles tout en respectant votre culture organisationnelle.

La certification ISO 9001

En plus de l’avoir intégrée à ses propres pratiques, Service de gestion documentaire France Longpré accompagne les organisations qui souhaitent obtenir la certification ISO 9001. Nous vous aidons à documenter vos processus, à clarifier les rôles et responsabilités, à créer des outils concrets et à harmoniser vos pratiques avec les systèmes en place.

La gestion de formulaires

Face à la nécessité de répondre aux besoins variés et évolutifs de nos clients, nous avons redéfini les normes en matière de création et de gestion de formulaires. Nos façons de faire ont depuis été adoptées par de nombreux acteurs de l’industrie. Avec l’obtention de la certification ISO 9001, nous nous donnons comme mission de déployer encore davantage ce service et de pouvoir ainsi renforcer notre position de leader dans le domaine de la gestion documentaire au Québec.

La Loi 25

La Loi 25 exige que chaque entreprise et organisme justifie ses méthodes de collecte, d’utilisation et de gestion des données personnelles. L’établissement de processus et de procédures clairs et conformes est au cœur de cette démarche.

• Justifier la collecte, l’utilisation et la communication des données personnelles
• Obtenir un consentement explicite et éclairé des individus avant toute collecte de données
• Informer sur les finalités de la collecte, les moyens utilisés, et les droits d’accès et de rectification
• Assurer la protection des renseignements personnels sensibles avec des mesures spécifiques

La numérisation

Procédure de numérisation de substitution

Pour qu’un document numérisé ait la même valeur juridique que le document original, il faut s’assurer de son intégrité lors du transfert numérique. Celle-ci est maintenue lorsqu’on peut vérifier que l’information qu’il contient est intégrale et n’a pas été altérée; que le support de l’information assure stabilité et pérennité à celle-ci.

La procédure de numérisation de substitution définit les tâches, les obligations juridiques et les exigences techniques. Qui fait quoi, comment, quels outils, quelles normes. Ses éléments clés sont les suivants :

• Portée et but de la procédure
• Nom des personnes ou des groupes autorisés
• Responsabilités des différents intervenants
• Mesures de préparation physique des dossiers
• Politiques de contrôle des accès
• Outils technologiques et procédé de transfert
• Choix de traitement, résolutions, types de fichiers et documentation afférente à produire
• Éléments du contrôle de la qualité et de la quantité à effectuer afin de pouvoir attester l’intégrité des documents numérisés

Registre de numérisation

Le registre de numérisation est complémentaire à la procédure de numérisation de substitution. Il documente chaque étape de la numérisation des documents physiques. Ses éléments clés sont les suivants :

• Nom de la personne qui a effectué la numérisation
• Date de ce travail
• Résolution de la numérisation
• Équipements utilisés
• Liste des documents numérisés

Convention de nommage

La convention de nommage est cruciale pour faciliter la recherche et l’accès aux documents. Elle permet de nommer les documents de façon uniforme, de trouver rapidement les documents recherchés, d’éviter la perte de documents et de s’assurer de travailler sur le bon document.

Une gouvernance documentaire renforcée

Des procédures bien conçues contribuent à réduire les délais de traitement, à sécuriser les accès aux documents, à uniformiser les pratiques entre services et à offrir une base solide pour la formation et l’intégration de nouvelles ressources.

Les processus et procédures énumérés ci-dessus ne sont que quelques exemples de notre contribution à votre structure organisationnelle. Faites-nous part de vos enjeux et besoins!